Система Электронного Документооборота Fido-DосFlow 2.0

Назначение системы  

Система электронного документооборота FIDO–DOCFLOW предназначена для автоматизации управления бизнес-процессами и документами предприятия или корпорации и содержит весь необходимый инструментарий для организации электронного документооборота.  

Система электронного документооборота FIDO–DOCFLOW позволяет создать единое информационное пространство как для одного предприятия, так и для корпорации. Взаимодействие между объектами полностью автоматизировано. Это повышает прозрачность выполнения этапов процесса документооборота и способствует эффективному анализу деятельности отдельно взятого предприятия или корпорации.  

Основные цели  

В результате внедрения системы обеспечены следующие основные возможности и достигнуты следующие основные цели:   

• Усовершенствование контроля процесса документооборота;  
• Обеспечение оптимального поиска в базе данных, удобного для пользователя;  
• Возможность использования и передачи в системе  
• Документов любых форматов  
• Улучшение исполнительской дисциплины;  
• Создание автоматизированной системы формирования необходимых отчетов.   

Архитектура построения  

Система электронного документооборота FIDO–DOCFLOW состоит из взаимосвязанных программных модулей, реализованных в трехуровневой архитектуре (“тонкий клиент”) и функционирующих в режиме реального времени (On-Line), реализована на принципе централизованного сбора (хранения) и обработки данных.  

Среда эксплуатации  

Система Электронного Документооборота FIDO – DOCFLOW разработана c использованием Интернет/Интранет технологий и для запуска ее в эксплуатацию необходимо следующее:  

Сервер базы данных, на котором может быть использована СУБД, из списка перечисленных: MySQL , PostgreSQL, Oracle Express Edition 11g;  

Сервер приложений, поддерживающий J2EE контейнер.  

Состав модулей системы электронного документооборота FIDO – DOCFLOW  

Система Электронного Документооборота FIDO – DOCFLOW обеспечивает автоматизацию делопроизводства и документооборота на предприятии.  

Модули системы электронного документооборота FIDO–DOCFLOW обеспечивают оптимальное управление документооборотом всего предприятия (автоматизируемого объекта), так как содержат весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, или локальной организации, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.  

В состав системы документооборота FIDO–DOCFLOW входит программное обеспечение, выполняющее следующие основные функции:   

• Регистрация документов в системе;  
• Создание регистрационных карточек для документов;  
• Создание документа непосредственно из приложений MS Office (MS Excel, MSWord, MS Outlook) на основе специальных шаблонов;  
• Сканирование бумажных документов прямо из регистрационной карточки и автоматическое прикрепление к ней отсканированных образов.  
• Возможность прикрепления к регистрационной карточке электронного документа;  
• Создание связи между документами, зарегистрированными в системе;  
• Назначение прав доступа к документу;  
• Работа с документами в режиме оn-line;  
• Прикрепление к документу файлов любого типа;  
• Возможность просмотра документов форматов pdf, doc, docx, rtf, txt, xls, xlsx непосредственно из браузера, без загрузки на локальный диск;  
• Создание и работа с проектами документов;  
• Согласование и утверждение проектов, а также последующая регистрация документов, созданных на основе проектов;  
• Создание маршрутов прохождения проектов и документов;  
• Возможность сохранения часто используемых маршрутов в библиотеке стандартных маршрутов;  
• Автоматическое создание контрольной карточки документов, при регистрации РКК в системе, при постановке документа или поручения на контроль.  
• Контроль исполнения документов, установка на контроль и снятие с контроля;  
• Рассылка уведомлений и напоминаний в системе и через клиентское приложение «СЭД Агент»;  
• Рассылка уведомлений и напоминаний на электронную почту и SMS;  
• Процесс согласования и утверждения документа;  
• Создание поручений и подпоручений по документу;  
• Протоколирование документов в системе;  
• Поиск карточек и документов в системе по значениям реквизитов в РКК (основных и дополнительных), поручениям и резолюциям;  
• Контекстный поиск, по тексту прикрепленных к документу файлов.  
• Управление доступом к запрашиваемой информации при прямом и контекстном поиске. Доступ пользователя ограничивается его правами на работу с документом.  
• Обмен сообщениями между пользователями;  
• Формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины подконтрольных документов и поручений.  
• Подготовка и печать журналов;  
• Ведение справочной информации.   

Принципы построения системы Электронного Документооборота FIDO – DOCFLOW обеспечат непрерывность движения документов и непрерывность контроля исполнения до полного завершения.  

При существующем разнообразии форматов система одинаково хорошо работает с любым документом вне зависимости от того, где, когда и в каком формате тот был создан. Система позволяет использовать в удобном для пользователей виде документы любых форматов, обеспеченных системой, установленной на компьютере пользователя.  

Администрирование  

Модуль администрирования предназначен для регистрации пользователей и групп пользователей, хранения и изменения их регистрационных данных, для назначения доступа к ресурсам.  

В подсистему «Администрирование» включены следующие основные функции:  

Создание и управление ролями и правами пользователей   

• Создание в системе пользователей, их ролей и прав;  
• Настройка прав доступа к интерфейсам и отчетам системы;  
• Настройка прав на создание и редактирование документов.   

Резервное копирование БД;  

Ведение Лог-Журнала обращений в систему электронного документооборота FIDO–DOCFLOW (Протоколирование в режиме оn-line).  

Преимущества внедрения   

• Стабильность и надежность работы системы;  
• Безопасность и сохранность данных в БД;  
• Интуитивно-понятный интерфейс;  
• Программное обеспечение системы имеет модульную структуру, позволяющую расширение функционала при развитии системы;  
• Полное соответствие основным принципам электронного документооборота;  
• Возможность контроля разработки проектов документа в системе;  
• Нет клиентских лицензий, количество пользователей ограничено только техническими возможностями оборудования заказчика.  
• Возможность организации персонального архива пользователя системы;  
• Наличие в системе функции агента, сигнализирующего пользователю о событиях в системе;  
• Формирование уникального регистрационного номера документа на основе номенклатурного справочника.